Cuando el producto se estropea: cómo justificar mermas alimentarias con fotos certificadas

En determinados sectores, las pérdidas por deterioro o caducidad son inevitables. Alimentos perecederos que pierden su frescura antes de llegar al punto de venta, productos que superan su fecha de consumo preferente, envases rotos que comprometen la seguridad del contenido o mercancías que deben ser retiradas por no cumplir las condiciones de conservación adecuadas. Cada una de esas mermas supone una pérdida económica… y también un reto fiscal. Y es que, cuando llega el momento de declarar el resultado del ejercicio, Hacienda puede exigir que se acredite la realidad de esas pérdidas. Una simple foto o informe interno rara vez basta. En materia fiscal, lo que cuenta no es lo que ocurre, sino lo que se puede probar.

Qué dice la ley sobre las pérdidas deducibles

El artículo 10 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades exige que los gastos sean reales, contabilizados y debidamente justificados. Por su parte, el artículo 105.1 de la Ley General Tributaria deja claro que la carga de la prueba recae en el contribuyente. Esto significa que las mermas derivadas de caducidad, rotura o deterioro pueden tratarse como pérdidas deducibles, siempre que puedan documentarse adecuadamente. De lo contrario, la administración puede considerar que no hay prueba suficiente y rechazar la deducción.

Qué situaciones generan mermas deducibles

En la industria alimentaria, los motivos más frecuentes de pérdida son:

• Productos caducados o próximos a su fecha límite.
• Mercancías estropeadas por un fallo en la cadena de frío.
• Deterioro o moho en alimentos almacenados.
• Roturas, fugas o golpes durante el transporte o la manipulación.
• Pérdidas por retirada del mercado o destrucción sanitaria obligatoria.

Todas estas situaciones son deducibles si se demuestra su realidad y justificación económica. La dificultad está precisamente ahí: acreditar de forma fehaciente cuándo y cómo se produjo la pérdida.

El problema: cuando la prueba no es suficiente

Muchos operadores conservan fotografías o partes internos para justificar las mermas. Pero esas pruebas suelen carecer de fecha acreditada, geolocalización o garantía de autenticidad. Durante una inspección, la administración tributaria puede argumentar que las fotos pudieron tomarse en otro momento o que el producto no corresponde con la mercancía contabilizada. Incluso aunque la pérdida sea real, una prueba débil puede invalidar la deducción. Por eso, la clave está en utilizar pruebas electrónicas certificadas que eliminen cualquier duda sobre su origen y veracidad.

La solución: fotos certificadas con validez legal

Las fotos certificadas convierten una imagen ordinaria en una prueba electrónica con todo el respaldo jurídico. GoCertius incorpora:

• Sello de tiempo cualificado (fecha y hora exacta).
• Geolocalización del lugar donde se tomó.
• Huella digital (hash) que garantiza que no se ha manipulado.

Cuando la certificación la emite un prestador cualificado de servicios de confianza como EADTrust, conforme al Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS) y la Ley 6/2020, la foto pasa a tener validez probatoria plena. Con herramientas como GoCertius, esta certificación puede hacerse directamente desde el móvil, de forma inmediata y sin conocimientos técnicos. El resultado: una prueba robusta, con respaldo legal y plenamente válida ante Hacienda, aseguradoras o tribunales.

Un ejemplo práctico: del almacén al expediente fiscal

Imaginemos una distribuidora de zumos que detecta, tras una avería en la cámara frigorífica, que varios lotes han fermentado y deben desecharse. Antes de retirarlos, el responsable toma fotos certificadas con GoCertius, que registran automáticamente la fecha, la ubicación y el estado del producto. Posteriormente, esas imágenes se adjuntan al parte interno y a la contabilidad como evidencia de la pérdida. Meses después, si Hacienda solicita justificación de las mermas, la empresa puede aportar las fotografías certificadas como prueba fehaciente, sin necesidad de informes periciales ni actas notariales. Transparente, sencillo y conforme a derecho.

La digitalización también es jurídica

La transformación digital del sector alimentario no solo implica automatizar procesos o controlar inventarios, sino también digitalizar la prueba. Cada kilo de producto que se pierde debe estar correctamente documentado, y certificar esa evidencia es una forma directa de proteger el valor y evitar ajustes o sanciones. En definitiva, una imagen puede justificar una deducción, siempre que sea una prueba certificada y jurídicamente válida.

Conclusión

La merma de alimentos y el deterioro de productos forman parte natural de la actividad de cualquier empresa del sector. Pero solo aquellas que acreditan sus pérdidas con evidencias sólidas pueden defender con éxito su deducción ante Hacienda. Con GoCertius, una fotografía deja de ser un simple registro y se convierte en una prueba legal.

Sobre EADTrust

GoCertius es una aplicación provista por EADTrust, proveedor cualificado de servicios de confianza digital. Visítanos en www.eadtrust.eu