Cuando el producto se estropea: cómo justificar mermas alimentarias con fotos certificadas

En determinados sectores, las pérdidas por deterioro o caducidad son inevitables. Alimentos perecederos que pierden su frescura antes de llegar al punto de venta, productos que superan su fecha de consumo preferente, envases rotos que comprometen la seguridad del contenido o mercancías que deben ser retiradas por no cumplir las condiciones de conservación adecuadas. Cada una de esas mermas supone una pérdida económica… y también un reto fiscal.

Y es que, cuando llega el momento de declarar el resultado del ejercicio, Hacienda puede exigir que se acredite la realidad de esas pérdidas. Una simple foto o informe interno rara vez basta, sino que en muchas ocasiones se exige una prueba fehaciente de dicho deterioro o pérdida.

Qué dice la ley sobre las pérdidas deducibles

La ley del Impuesto sobre Sociedades, con caracter general, exige que los gastos sean reales, se encuentren contabilizados y debidamente justificados. Por su parte, el artículo 105.1 de la Ley General Tributaria, establece que en los procedimientos de aplicación de los tributos quien haga valer su derecho deberá probar los hechos constitutivos del mismo.

Esto significa que las mermas derivadas de caducidad, rotura o deterioro pueden tratarse como gastos deducibles en el Impuesto de Sociedades, siempre que puedan documentarse y acreditarse adecuadamente. De lo contrario, la Administración, mediante un procedimiento de comprobación podría considerar no suficientemente acreditada la realidad del gasto y rechazar su deducibilidad.

Qué situaciones generan mermas deducibles

En la industria alimentaria, los motivos más frecuentes de pérdida son:

• Productos caducados o próximos a su fecha límite.
• Mercancías estropeadas por un fallo en la cadena de frío.
• Deterioro o moho en alimentos almacenados.
• Roturas, fugas o golpes durante el transporte o la manipulación.
• Pérdidas por retirada del mercado o destrucción sanitaria obligatoria.

Todas estas situaciones pueden dar lugar a gastos deducibles en el Impuesto sobre Sociedades, si bien en ocasiones la dificultad estriba en la correcta acreditación de la realidad del gasto, supuesto en el que la Administración aplica criterios muy estrictos.

El problema: cuando la prueba no es suficiente

Muchos operadores conservan fotografías, partes internos o incluso informes sectoriales (en los que se establece un porcentaje medio sectorial según volumen de ventas) para justificar las mermas. Sin embargo, en muchas ocasiones, la deducibilidad de los citados gastos no es aceptada en procedimientos de comprobación e inspección al no existir una fecha acreditada, geolocalización o garantía de autenticidad. 

Por eso, la clave está en utilizar pruebas electrónicas certificadas que eliminen cualquier duda sobre su origen y veracidad.

La solución: fotos certificadas con validez legal

Las fotos certificadas convierten una imagen ordinaria en una prueba electrónica con todo el respaldo jurídico. GoCertius incorpora:

• Sello de tiempo cualificado (fecha y hora exacta).
• Geolocalización del lugar donde se tomó.
• Huella digital (hash) que garantiza que no se ha manipulado.

Cuando la certificación la emite un prestador cualificado de servicios de confianza como EADTrust, conforme al Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS) y la Ley 6/2020, la foto pasa a tener validez probatoria plena.

Con herramientas como GoCertius, esta certificación puede hacerse directamente desde el móvil, de forma inmediata y sin conocimientos técnicos. El resultado: una prueba robusta, con respaldo legal y plenamente válida ante Hacienda, aseguradoras o tribunales.

Un ejemplo práctico: del almacén al expediente fiscal

Imaginemos una distribuidora de zumos que detecta, tras una avería en la cámara frigorífica, que varios lotes han fermentado y deben desecharse. Antes de retirarlos, el responsable toma fotos certificadas con GoCertius, que registran automáticamente la fecha, la ubicación y el estado del producto. Posteriormente, esas imágenes se adjuntan al parte interno y a la contabilidad como evidencia de la pérdida.

Meses después, si la Agencia Tributaria solicita justificación de las mermas, la empresa puede aportar las fotografías certificadas como prueba fehaciente, sin necesidad de informes periciales ni actas notariales. Transparente, sencillo y conforme a derecho.

La digitalización también es jurídica

La transformación digital del sector alimentario no solo implica automatizar procesos o controlar inventarios, sino también digitalizar la prueba. Cada kilo de producto que se pierde debe estar correctamente documentado, y certificar esa evidencia es una forma directa de proteger el valor de la pérdida en el Impuesto sobre Sociedades y evitar correcciones posteriores a la base imponible, intereses de demora y, en ocasiones, sanciones.

En definitiva, una imagen puede justificar y asegurar la deducción de un gasto en el Impuesto de Sociedades, siempre que sea una prueba certificada y jurídicamente válida.

Conclusión

La merma de alimentos y el deterioro de productos forman parte natural de la actividad de cualquier empresa del sector. Pero solo aquellas que acreditan sus pérdidas con evidencias sólidas pueden defender con éxito su consideración como gasto deducible a efectos del Impuesto sobre Sociedades de la entidad. Con GoCertius, una fotografía deja de ser un simple registro y se convierte en una prueba legal.

Sobre EADTrust

GoCertius es una aplicación provista por EADTrust, proveedor cualificado de servicios de confianza digital. Visítanos en www.eadtrust.eu